At bo i andel – hvad man bør vide
Kære kommende, nye og nuværende beboere.
På denne side kan du læse om, hvad det indebærer at bo i andelsboligforening samt hvordan netop vores forening fungerer i praksis. Herunder forventninger til beboere samt hvad de forskellige roller som gårdservice, administrator, bestyrelse etc. egentlig dækker over. Vi har forsøgt at synliggøre nogle af de ting, der oftest bliver spurgt ind til på generalforsamlingen, når der skal vælges nye medlemmer til bestyrelsen. Overvejer du at stille op til bestyrelsen, og har du yderligere spørgsmål efter at have læst denne side, så tøv ikke med at tage kontakt til bestyrelsen. Derudover anbefaler vi også, at du læser siden om vedligeholdelse, der indeholder vigtig information om andelshavers ansvar for vedligeholdelse, da skader som følge af forsømt vedligeholdelse betales af andelshaver selv.
Vi og vores. Forskellen mellem andel, eje og leje
I indledningen er der to gange brugt ordet ”vores” – ikke jeres / din – og det er bevidst, for vi er alle medejere af andelsboligforeningen Tjenestemændenes Byggeforening. Dvs. vi har hver især del i foreningens formue/gæld via det indskud, som betales ved køb – eller et måske mere korrekt udtryk er, at indskuddet dækker over ”overtagelse af brugsret til beboelse i andelsboligforeningen”.
Herved adskiller det at bo i andel sig væsentligt fra at eje en bolig, som er ”min bolig”, eller at leje en bolig, der er en ”andens” bolig. Populært sagt: andel er ”vi, os og vores”, eje er ”jeg, mig og mit”.
Dette er måske en grov kategorisering og en lidt ”gammeldags” holdning i disse tider. Ikke desto mindre er andelsboliger utrolig attraktive i skrivende stund – en grund er sandsynligvis, at det (stadig) er en økonomisk attraktiv boform. Det er dog vigtigt at huske, at andelsboliger kun kan fungere via et fælles ansvar. Det er bestyrelsens holdning, at en andelsboligforening kun er sund, og drives mest optimalt, hvis og når andelshaverne er bevidste om det fælles ansvar og kan og vil tage sig tid til at hjælpe med det fælles ansvar. Vi håber, at du er enig.
Fælles ansvar og rollefordeling
Vi håber, at alle, der vælger at træde ind i vores forening, er indstillet på at tage en tørn for fællesskabet og vores smukke ejendom. Derfor er det vigtigt, at du som andelshaver møder op på generalforsamlingerne og giver din (konstruktive) mening til kende og måske endda stiller op til bestyrelsen eller et udvalg.
Man behøver ikke at være ejendomsnørd for at være med, for man lærer en hel masse undervejs. Det er dog ikke noget, man kommer sovende til, da det forventes, at man engagerer sig og lægger tid og kræfter i de opgaver, der skal varetages.
Vi vil gerne slå et slag for, at alle (og vi mener alle) yder sit bidrag i form af at handle og tage ansvar, uanset om man er i bestyrelsen eller ej, for det er jo sådan det er at være en forening – i forening.
I praksis kan vi ikke alle mødes for at beslutte dag-til-dag driftsmæssige forhold, vedligehold, osv. Vedtægterne beskriver den helt præcise rollefordeling og ansvar. Ved tvivl er disse gældende. Når dette er sagt, er vores andelsboligforening sådan i store træk organiseret med rollefordeling, som beskrevet i de følgende afsnit.
Administrator
Foreningens tilknyttede administrator er firmaet WA, der står for at varetage al økonomisk drift på baggrund af mandat fra bestyrelsen. Vi har fast tilknyttet rådgiver Heidi Linette Sommer, som andelshavere kan kontakte. Administrators opgaver omfatter bl.a. følgende.
- Opkrævning/afregning af (månedlige) udgifter hos andelshavere – heriblandt boligafgift, varmeforbrug, vaskeriforbrug, TV-abonnement osv.
- Bogføring af foreningens bilag og koordinering ift. udarbejdning af budget og årsregnskab. Selve årsregnskabet udarbejdes af et revisionsfirma på baggrund af administrators bogføring samt en vurdering af foreningens ejendom, der foretages årligt af en valuar.
- Indkaldelse til generalforsamling samt udarbejdelse af referat herfra. Indkaldelse til generalforsamlinger udsendes digitalt per mail, hvorfor det er vigtigt, at andelshaver kontakter administrator ved skift af e-mail for at holde denne opdateret. Under afholdelsen af generalforsamlingerne vil de udsendte dokumenter ved indkaldelsen blive vist på storskærm/projektor, når det er muligt.
- Betaling af foreningens regninger, når disse er godkendt af bestyrelsen.
- Håndtering af køb og salg af andele samt sager om fremleje.
- Sikre korrekt håndtering og opbevaring af dokumenter med person(følsomme)data (fx fra tidligere salg) i henhold til lovgivning.
- Varetagelse af foreningens forsikringer samt skadesanmeldelse på vegne af bestyrelsen.
- Løbende driftmæssig, økonomisk og juridisk rådgivning til bestyrelsen samt relevant beboerkontakt.
Gårdservice
Foreningen har firmaet Felix Service tilknyttet som gårdservice, der indebærer varetagelse af den daglige drift samt opsyn/vedligehold på ejendommen (hvad der kan betegnes viceværts-rollen). Gårdservices opgaver omfatter bl.a. følgende.
- Tilsyn af vaskeriet og indkøb/påfyldning af vaskemidler m.m.
- Snedrydning, fejning og renholdelse af relevante gangarealer – herunder vask/rengøring af trappeopgange.
- Plejning af grønne arealer (græsslåning, klippe hæk/træer, luge ukrudt)
- Udskiftning/montering af navneskilte.
- Diverse småreparationer/justeringer på ejendommen og vedligeholdelse af værktøj og materiel.
- Drift/tilsyn af centralvarmeforsyning.
- Omdeling/opslåning af trykmateriale til beboere (fx referater fra bestyrelsesmøder eller generalforsamlinger).
- Holde tilsyn med kloakker og installationer på ejendommen (fx belysning på fællesarealer) samt rekvirere fornødne håndværkere i samarbejde med bestyrelsen.
- Løbende drift- og vedligeholdelsesmæssigt samarbejde med bestyrelsen samt relevant beboerkontakt.
Generalforsamlingen
En generalforsamling er et officielt møde af foreningens medlemmer, som afholdes for at træffe beslutninger, der vedrører hele foreningen. Generalforsamlingen udgør øverste myndighed i foreningen, og beslutninger truffet på en generalforsamling skal følges af alle medlemmer (kun generalforsamlingen kan eksempelvis ændre foreningens vedtægter og ordensregler). Beslutninger foretages ved afstemning, hvor hver andel har én stemme. Beslutninger godkendt af generalforsamlingen – herunder budget og vedtægter – danner grundlaget for det meste af bestyrelsesarbejdet.
Ordinær generalforsamling: Som udgangspunkt afholdes der hvert forår den såkaldte ordinære generalforsamling, hvor der gennemgås årsregnskab og vedtages andelskrone samt budget for året. Op til den ordinære generalforsamling kan medlemmer og bestyrelse også indsende forslag til afstemning, fx forslag om brug af foreningens midler til et projekt eller ændring af ordensregler/vedtægter. Medlemmer til bestyrelsen samt suppleanter vælges også på den ordinære generalforsamling – almindeligvis for henholdsvis en 2-årig og 1-årig periode.
Ekstraordinær generalforsamling: Ved behov for at generalforsamlingen tager stilling til en sag, der tidsmæssigt ikke kan udskydes til næste ordinære generalforsamling, kan der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling. På den ekstraordinære generalforsamling kan der kun stemmes om netop den sag, der er årsag til indkaldelsen, og der kan ikke indsendes yderligere forslag.
Se foreningens vedtægter for nærmere regler vedr. afstemningsprocessen, der afhænger af, hvad der stemmes om. Ligeledes er krav og formalia for planlægning af en generalforsamling, før denne kan erklæres lovlig og beslutningsdygtig, beskrevet heri. Indkaldelse til generalforsamlinger udsendes digitalt per mail, hvorfor det er vigtigt, at andelshaver kontakter administrator ved skift af e-mail for at holde denne opdateret.
Bestyrelsen
- Relevant kontakt med beboere, myndigheder, gårdservice, administrator, naboejendomme m.m. på vegne af foreningen. Kommunikation foregår hovedsageligt via e-mail og/eller telefoni.
- Stillingtagen til og udførsel af vedligeholdelsesarbejder og projekter på ejendommen. Større projekter/opgaver er typisk generalforsamlingens beslutning, hvor bestyrelsen efterfølgende forestår, at det bliver udført.
- Godkendelse af foreningens faktura samt signering af salgsdokumenter, der udarbejdes af administrator. Dette sker i dag online via sikre digitale platforme, hvor der bl.a. anvendes Nem-ID til digital signatur.
- Løbende afholdelse af bestyrelsesmøder (typisk månedligt), hvor sager drøftes, planlægges og koordineres internt i bestyrelsen. Der skrives referat til bestyrelsesmøderne med relevant information til foreningens beboere.
- Opdatering af indholdet på foreningens hjemmeside og udsendelse af nyhedsmails. Et firma står for opdatering, backup m.m. af de bagvedliggende systemer, så hjemmesiden holdes “kørende”.
- Forberedelse af generalforsamling sammen med administrator og revisor. Herunder bookning/klargøring af lokaler, holde møde med valuar, klargøring af indkaldelse med årsrapport, budget samt bestyrelsens beretning m.m.
- Løbende koordinering og samarbejde med foreningens administrator, gårdservice og udvalg.
Bestyrelsen adskiller sig dermed fra fx kundeservice ved lejebolig, idet bestyrelsen består af dine naboer, der på lige fod og med samme udgangspunkt som dig, har meldt sig frivilligt. Måske du vil stille op til at blive foreningens kommende bestyrelsesmedlem? Bestyrelsen er det bedste udgangspunkt til at blive engageret i foreningsarbejdet, hvor du aktivt kan være med til at gøre en forskel for foreningen. Derudover vil du møde og opnå opnå godt kendskab til dine naboer. Alle andelshavere kan stille op til bestyrelsen – uanset alder, om du er nytilflytter eller ikke har tidligere noget erfaring med foreningsarbejde. Vi anbefaler alle andelshavere, der overvejer at stille op, at tage kontakt til den aktuelle bestyrelse i tiden op til den ordinære generalforsamling for at høre mere om arbejdet.
Suppleanter
Udover bestyrelsesmedlemmer vælges suppleant(er) på generalforsamlingen. Suppleanten har normalt en “hvilende rolle”, hvor suppleanten ikke deltager i noget bestyrelsesrelateret arbejde (på lige fod med andre ikke-bestyrelsesmedlemmer). Suppleantens opgave er at træde til som reserve, hvis et aktivt bestyrelsesmedlem er nødsaget til at afgå sin post før tid (eksempelvis hvis bestyrelsesmedlemmet fraflytter foreningen).
Hvis suppleanten indkaldes til at overtage pladsen for et bestyrelsesmedlem, der er nødsaget til at afgå før tid, vil suppleanten således gå fra “hvilende rolle” til at være aktivt medlem i bestyrelsen indtil næste generalforsamling, hvor der kan vælges nye bestyrelsesmedlemmer.
Udvalg og poster
Af relevante udvalg og poster, der eksisterer eller løbende nedsættes, kan bl.a. følgende nævnes.
- Gårdudvalget (forestår bl.a. koordinering af arbejdsdag samt renovering af gården).
- Festudvalg (forestår planlægning af arrangementer som fx sommerfesten).
- Altanudvalg (forestår planlægning/undersøgelse af et altanprojekt).
- Værkstedskoordinator (tilsyn med fællesværkstedet).
- Flagmester (tilsyn med flagordning og koordinering af officielle flagdage).