At bo i andel – hvad man bør vide

Kære kommende, nye og nuværende beboere.

På denne side kan du læse om, hvad det indebærer at bo i andelsboligforening samt hvordan netop vores forening fungerer i praksis. Herunder forventninger til beboere samt hvad de forskellige roller som gårdservice, administrator, bestyrelse etc. egentlig dækker over. Vi har forsøgt at synliggøre nogle af de ting, der oftest bliver spurgt ind til på generalforsamlingen, når der skal vælges nye medlemmer til bestyrelsen. Overvejer du at stille op til bestyrelsen, og har du yderligere spørgsmål efter at have læst denne side, så tøv ikke med at tage kontakt til bestyrelsen.

Vi og vores. Forskellen mellem andel, eje og leje

I indledningen er der to gange brugt ordet ”vores” – ikke jeres / din – og det er bevidst, for vi er alle medejere af andelsboligforeningen Tjenestemændenes Byggeforening. Dvs. vi har hver især del i foreningens formue/gæld via det indskud, som betales ved køb – eller et måske mere korrekt udtryk er, at indskuddet dækker over ”overtagelse af brugsret til beboelse i andelsboligforeningen”.

Herved adskiller det at bo i andel sig væsentligt fra at eje en bolig, som er ”min bolig”, eller at leje en bolig, der er en ”andens” bolig. Populært sagt: andel er ”vi, os og vores”, eje er ”jeg, mig og mit”.

Dette er måske en grov kategorisering og en lidt ”gammeldags” holdning i disse tider. Ikke desto mindre er andelsboliger utrolig attraktive i skrivende stund – en grund er sandsynligvis, at det (stadig) er en økonomisk attraktiv boform. Det er dog vigtigt at huske, at andelsboliger kun kan fungere via et fælles ansvar. Det er bestyrelsens holdning, at en andelsboligforening kun er sund, og drives mest optimalt, hvis og når andelshaverne er bevidste om det fælles ansvar og kan og vil tage sig tid til at hjælpe med det fælles ansvar. Vi håber, at du er enig.

Fælles ansvar og rollefordeling

Vi håber, at alle, der vælger at træde ind i vores forening, er indstillet på at tage en tørn for fællesskabet og vores smukke ejendom. Derfor er det vigtigt, at du som andelshaver møder op på generalforsamlingerne og giver din (konstruktive) mening til kende og måske endda stiller op til bestyrelsen eller et udvalg.

Man behøver ikke at være ejendomsnørd for at være med, for man lærer en hel masse undervejs. Det er dog ikke noget, man kommer sovende til, da det forventes, at man engagerer sig og lægger tid og kræfter i de opgaver, der skal varetages.

Vi vil gerne slå et slag for, at alle (og vi mener alle) yder sit bidrag i form af at handle og tage ansvar, uanset om man er i bestyrelsen eller ej, for det er jo sådan det er at være en forening – i forening.

I praksis kan vi ikke alle mødes for at beslutte dag-til-dag driftsmæssige forhold, vedligehold, osv. Vedtægterne beskriver den helt præcise rollefordeling og ansvar. Ved tvivl er disse gældende. Når dette er sagt, er vores andelsboligforening sådan i store træk organiseret med rollefordeling, som beskrevet i de følgende afsnit.

Administrator

Foreningens tilknyttede administrator er firmaet WA, der står for at varetage al økonomisk drift på baggrund af mandat fra bestyrelsen. Vi har fast tilknyttet rådgiver Henriette Hammer Lyngby, som andelshavere kan kontakte. Administrators opgaver omfatter bl.a. følgende.

  • Opkrævning/afregning af (månedlige) udgifter hos andelshavere – heriblandt boligafgift, varmeforbrug, vaskeriforbrug, TV-abonnement osv.
  • Bogføring af foreningens bilag og koordinering ift. udarbejdning af budget og årsregnskab. Selve årsregnskabet udarbejdes af et revisionsfirma på baggrund af administrators bogføring samt en vurdering af foreningens ejendom, der foretages årligt af en valuar.
  • Indkaldelse til generalforsamling samt udarbejdelse af referat herfra.
  • Betaling af foreningens regninger, når disse er godkendt af bestyrelsen.
  • Håndtering af køb og salg af andele samt sager om fremleje.
  • Sikre korrekt håndtering og opbevaring af dokumenter med person(følsomme)data (fx fra tidligere salg) i henhold til lovgivning.
  • Varetagelse af foreningens forsikringer samt skadesanmeldelse på vegne af bestyrelsen.
  • Løbende driftmæssig, økonomisk og juridisk rådgivning til bestyrelsen samt relevant beboerkontakt.

Gårdservice

Foreningen har firmaet Felix Service tilknyttet som gårdservice, der indebærer varetagelse af den daglige drift samt opsyn/vedligehold på ejendommen (hvad der kan betegnes viceværts-rollen). Gårdservices opgaver omfatter bl.a. følgende.

  • Tilsyn af vaskeriet og indkøb/påfyldning af vaskemidler m.m.
  • Snedrydning, fejning og renholdelse af relevante gangarealer – herunder vask/rengøring af trappeopgange.
  • Plejning af grønne arealer (græsslåning, klippe hæk/træer, luge ukrudt)
  • Udskiftning/montering af navneskilte.
  • Diverse småreparationer/justeringer på ejendommen og vedligeholdelse af værktøj og materiel.
  • Drift/tilsyn af centralvarmeforsyning.
  • Omdeling/opslåning af trykmateriale til beboere (fx referater fra bestyrelsesmøder eller generalforsamlinger).
  • Holde tilsyn med kloakker og installationer på ejendommen (fx belysning på fællesarealer) samt rekvirere fornødne håndværkere i samarbejde med bestyrelsen.
  • Løbende drift- og vedligeholdelsesmæssigt samarbejde med bestyrelsen samt relevant beboerkontakt.

Generalforsamlingen

Generalforsamlingen er øverste myndighed i foreningen, og beslutninger truffet på en generalforsamling skal følges af alle andelshavere i foreningen (kun generalforsamlingen kan eksempelvis ændre foreningens vedtægter). Beslutninger foretages ved afstemning, hvor hver andel har én stemme (se foreningens vedtægter for nærmere regler vedr. afstemningsprocessen).

Der afholdes hvert forår en ordinær generalforsamling, hvor der gennemgås årsregnskab og vedtages andelskrone samt budget. Op til den ordinære generalforsamling kan beboere og bestyrelse indsende forslag til afstemning i foreningen. Medlemmer til bestyrelsen samt suppleanter vælges også på den ordinære generalforsamling – almindeligvis for henholdsvis en 2-årig og 1-årig periode.

Bestyrelsen

Bestyrelsen er sammensat af en række frivillige andelshavere i foreningen, der er valgt på en generalforsamling (se side om den aktuelle bestyrelse). Bestyrelsesarbejdet dækker over at varetage den daglige ledelse af foreningen. Bestyrelsens arbejdsopgaver består bl.a. af følgende.

  • Relevant kontakt med beboere, myndigheder, gårdservice, administrator, naboejendomme m.m. på vegne af foreningen. Kommunikation foregår hovedsageligt via e-mail og/eller telefoni.
  • Stillingtagen til og udførsel af vedligeholdelsesarbejder og projekter på ejendommen. Større projekter/opgaver er typisk generalforsamlingens beslutning, hvor bestyrelsen efterfølgende forestår, at det bliver udført.
  • Godkendelse af foreningens faktura samt signering af salgsdokumenter. Dette sker i dag online via sikre digitale platforme, hvor der bl.a. kan anvendes Nem-ID til digital signatur.
  • Opdatering af indholdet på foreningens hjemmeside og udsendelse af nyhedsmails. Et firma står for opdatering, backup m.m. af de bagvedliggende systemer, så hjemmesiden holdes “kørende”.
  • Forberedelse af generalforsamling sammen med administrator.
  • Løbende afholdelse af bestyrelsesmøder (typisk månedligt), hvor sager drøftes, planlægges og koordineres internt i bestyrelsen. Der skrives referat til bestyrelsesmøderne med relevant information til foreningens beboere.
  • Løbende koordinering og samarbejde med foreningens administrator, gårdservice og udvalg.

Suppleanter

Udover bestyrelsesmedlemmer vælges suppleant(er) på generalforsamlingen. Suppleanten har normalt en “hvilende rolle”, hvor suppleanten ikke deltager i bestyrelsesrelateret arbejde (på lige fod med andre ikke-bestyrelsesmedlemmer). Suppleantens opgave er at træde til som reserve, hvis et aktivt bestyrelsesmedlem er nødsaget til at afgå sin post før tid (eksempelvis hvis bestyrelsesmedlemmet fraflytter foreningen). Indkaldes suppleanten til at overtage pladsen for et bestyrelsesmedlem, der afgår før tid, vil suppleanten således gå fra “hvilende rolle” til at blive aktivt medlem i bestyrelsen (indtil næste generalforsamling, hvor der kan vælges nye bestyrelsesmedlemmer).

Udvalg

Der bliver løbende nedsat udvalg i foreningen. Et udvalg er sammensat af beboere, der har meldt sig frivilligt til at bidrage til udvalgets mål – fx at udføre eller koordinere et arbejde eller en sag. Ordet “udvalg” dækker bredt – lige fra en formel sammensætning af andelshavere fastsat af en generalforsamling til en mere uformel og løs sammensætning af medlemmer (fx i forbindelse med planlægning af et arrangement). Der er derfor ikke nødvendigvis fast sammensatte udvalg eller kontaktpersoner herfor i vores forening.

Af relevante udvalg, der eksisterer eller løbende nedsættes, kan bl.a. følgende nævnes.

  • Gårdudvalget (forestår bl.a. koordinering af arbejdsdag samt renovering af gården).
  • Festudvalg (forestår planlægning af arrangementer som fx sommerfesten).
  • Altanudvalg (forestår planlægning/undersøgelse af et altanprojekt).